（一）档案接收

提交材料：

1.《同意调入函》；

2.《移交档案材料登记表》。

办理时限：即日办结   

1.单位人事专员携《同意调入函》向所属客服申请《调档函》；

2.单位员工持《调档函》将人事档案通过EMS邮寄至湖南省天心人才集团有限公司或机要邮寄至湖南人才市场有限公司或单位人事专员携密封档案及《移交档案材料登记表》办理档案移交业务；

3.单位人事专员与所属客服双方对照《移交档案材料登记表》清点人事档案，核对无误后双方经办人签字盖章各执一份。

温馨提示：

1.人事档案只能通过EMS、机要或派专人送达的方式转递，严禁个人自带，否则予以拒收。

2.请单位人事专员确认送达的人事档案的档案袋和封条无破损并加盖公章，符合档案转递要求，否则不予接收。

3.接收的档案必须真实、准确、完整、规范、经审核不符合要求的档案将予以退回。

（二）人事档案材料补充

提交材料：

1.《移交档案材料登记表》；

2.需补充的档案材料原件。

办理时限：即日办结

办理流程：

1.单位人事专员携《移交档案材料登记表》及需补充的档案材料原件办理人事档案补充材料移交；

2.单位人事专员与所属客服双方对照《移交档案材料登记表》清点人事档案补充材料，核对无误后双方经办人签字盖章确认各执一份。

温馨提示：

1.人事档案补充材料包括党员材料，学历材料，职称材料，劳动合同，年度考核表，奖惩材料，解除劳动合同证明或离职证明，户籍主项变更证明等符合人事档案归档材料的各类材料。

2.归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐全、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。

3.归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

4.归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章，一般不得用复印件代替原件存档。

（三）人事档案查（借）阅

提交材料：

1.单位《同意查（借）阅的函》。

办理时限：查/借阅即日办结。

办理流程：

情况一：查（借）阅本单位人事档案

单位人事专员携《同意查（借）阅的函》办理。

情况二：公、检、法等其他国家机关侦查、审理或国家机关事业单位政审需查（借）阅单位人事档案

查（借）阅单位持单位介绍信、有效身份证件和用人单位出具的《同意查（借）阅的函》（内需注明同意**单位查（借）阅字样）办理。

温馨提示：

1.查（借）阅单位应派两名以上专人持单位介绍信及身份证件查阅。任何人不得查阅本人及其亲属的人事档案。

2.查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。

3.查（借）阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，保障个人隐私不受侵犯。严禁从中抽取档案材料，严禁交无关人员和存档人员本人翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至追究法律责任。

4.查（借）阅档案时应爱护档案，注意保持档案整洁，保证绝对安全。严禁在阅档时饮食、吸烟，损坏档案。

5.需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。

6.不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，并且在单位介绍信上写明复制的具体材料名称，经档案部审核同意后，方可复制。复制的材料由档案部经办人和日期，并加盖公章。

7.人事档案原则上不外借，若遇特殊情况需外借且符合外借规定的，所属客服按规定办理。借出档案需整理装订成册，借出后的档案不能私自拆封，档案材料不能私自拆除、替换、更改，档案需1个月内归还且查阅单位必需密封并加盖公章，如归还时发现档案未密封或档案材料有拆除、替换、更改等情况，档案不予接收。

（四）人事档案材料复印

提交材料：

1.单位《同意复印**材料的函》（注明复印材料名称）。

办理时限：即日办结

办理流程：提前发送拟复印档案材料清单（人员名单、身份证号码及复印材料名称）给所属客服，所属客服告知材料准备时间；单位人事专员携《同意复印**材料的函》办理本单位人事档案材料复印业务。

温馨提示：办理社会保险、退休、工龄认定及考研等事务需要复印相关档案材料的，方可复印相应档案材料。

（五）出具人事档案相关证明

提交材料：

1.单位《同意 开具证明 的函》。

办理时限：即日办结

办理流程：单位人事专员携《同意 开具证明 的函》办理本单位人员人事档案相关证明开具业务。

温馨提示：可依据档案记载出具各类与档案相关的证明，包括存档证明、经历证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明等。

（六）人事档案转出

办理时限：即日办结

提交材料：

（1）《调档函》（档案接收单位开具）；

（2）用人单位出具的《同意调出函》和离职材料；

（3）调档人身份证原件及复印件；

（4）委托书及委托人身份证原件及复印件（委托办理请提供此件）。

温馨提示：

通过机要或派专人提取的方式转递档案，严禁个人自带。

附件1：同意办理事项名称的函.docx

附件2：同意调入函.docx

附件3：同意调出函.docx

附件4：移交档案材料登记表.docx

湖南省天心人才集团有限公司

2020年2月1日